关于做好2019年度档案归档工作的通知

校属各单位：

为了实现学校档案集中统一管理，做好档案的收集整理和立卷归档工作。依据《高等学校档案管理办法》《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》等有关规定和档案管理规范要求，根据学校档案工作安排,2019年度档案归档工作现将启动。请各单位将本部门2018年产生的属归档范围的各类文件资料，按归档要求整理好并移交到学校档案室。2018年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请整理好后一并归档。现将归档具体事项通知如下：

一、 归档范围

1.2018年度各单位收到的上级及业务主管部门下发的与学校有直接关系并需执行的文件材料。

   2.校党委、校行政会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划。

   3.学校各部门的各种年度报表及统计数据，包括：基层报表、科研成果、人员基本情况、招生人数、招生录取表、毕业生登记表、基本建设、财务凭证、固定资产等。

   4.学校的各种出版物，包括：学报、校报、各部门所出的简报及工作动态。

   5.学校举办重大活动所形成的材料，包括党代会、教学工作会、科研工作会、运动会等所形成的文字、图片、音像等资料。

   6.以学校名义获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、锦旗，重要题词以及校际交流中获赠的具有保存价值的实物应随相关纸质文件同时归档。

   7.其它应归档的文件材料。电子文件、照片、录像等各种载体文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。

二、归档要求

   1.根据《高等学校档案管理办法》规定，各部门负责档案工作的人员负责本部门归档材料的收集、整理与立卷工作。整理过程中要逐卷（件）检查，编制页号，制作目录，不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料人为地分割开或遗漏。

   2.文件类的归档材料以“件”为单位归档。OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

   3.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

   4.归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。

5.声像档案：录音、录像带的外盒上应贴上标签,必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物；数码照片，要求每张照片都必须做好文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物。

6.实物档案：标明实物名称、获得时间和颁（赠）单位。

   7.电子档案：标明与纸质档案相符的标题及时间。

三、归档时间 

请各部门高度重视，认真做好档案材料的收集、整理、移交工作。4月20日前完成文件材料的归档移交工作。

四、归档程序 

   1.归档验收：归档材料移交时，交接双方当面清点核对。符合归档规范要求的进行验收并办理移交手续。

   2.移交手续： 归档单位在移交归档材料时需填写《归档材料移交登记表》，登记表一式两份，交接双方确认签字并加盖所在单位印章后各留存一份备查。

未尽事宜请与学校综合档案室老师联系。

联系电话：85305429（象湖校区）；69303697（龙子湖校区）。

                                                         办公室 

                                                       2019年3月6日