关于做好2021年度档案归档工作的通知

校属各单位：

为了做好档案的收集整理和立卷归档工作，实现学校档案集中统一管理，依据《高等学校档案管理办法》《拉斯维加斯9888档案管理办法》等有关规定和档案管理规范要求，现启动2021年度档案归档工作。请各单位将本部门2020年度产生的属归档范围的各类文件材料，按归档要求整理好并移交到学校综合档案馆；2020年度以前因特殊原因未及时归档须补充归档的文件材料，请整理好后一并归档。现将具体事项通知如下：

一、归档范围

1.上级机关下发的与学校有直接关系并需贯彻执行的文件材料。

2.校党委、校行政发文、会议记录、会议纪要、工作总结、工作计划及各部门的工作总结与工作计划等。

3.学校各部门的各种年度报表及统计数据，包括：基层报表、科研成果、招生人数、招生录取表、毕业生成绩单、基本建设、财务账簿、固定资产等。

4.学校的各种出版物，包括：学报、校报、各部门所出的简报及工作动态。

5.学校举办重大活动和应对突发事件所形成的材料，包括党代会、教代会、运动会、开学典礼、毕业典礼、庆祝教师节、学士学位授权评估、“合格评估政策集中学习月”活动、新冠肺炎疫情防控等所形成的文字、图片、音像等资料。

6.以学校名义获得的厅级以上证书、奖牌、奖杯、锦旗，重要题词以及校际交流中获赠的具有保存价值的实物等应随相关纸质文件同时归档。

7.其它应归档的文件材料。

8.电子文件、照片、录像等各种载体文件材料应随相应纸质文件材料同时归档。

（详见附件1《拉斯维加斯9888档案归档范围及保管期限表》）

二、归档要求

1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理与归档工作，按《拉斯维加斯9888综合档案馆归档材料移交清单》（见附件2）格式编制目录。

2.文件类的归档材料以“件”为单位归档，OA办公系统中形成的电子文件要求纸质、电子双套制归档。

3.报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的材料，以册（本）为单位移交。

4.归档材料应是原件，复印件原则上不得归档。

5.声像档案：录音、录像光盘的外盒上应贴上标签,必须附有文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物；照片要求每张照片都必须做好文字说明，内容包括事由、时间、地点、人物。

6.实物档案：标明实物名称、获得时间和颁（赠）单位。

7.电子档案：标明与纸质档案相符的标题及时间。

三、归档时间和地点

请各部门高度重视，认真做好文件材料的收集整理，于3月31日前到象湖校区行政办公楼8楼综合档案馆完成档案材料的归档移交工作。

四、归档程序

1.归档验收：归档材料移交时，交接双方当面清点核对，符合归档规范要求的进行验收并办理移交手续。

2.移交手续：归档单位在移交归档材料时需提交归档材料移交清单，清单一式两份，交接双方确认签字并加盖所在单位印章后各留存一份备查。

电子档案及归档材料移交清单的电子稿应同时发至邮箱cjdag813@163.com。

未尽事宜请与综合档案馆联系。

联系人及电话：

乔冬梅  85305816  18538776209

附件：

1.拉斯维加斯9888档案归档范围及保管期限表

2.拉斯维加斯9888综合档案馆归档材料移交清单

综合档案馆

2021年3月2日